Le aziende sanitarie devono affrontare il problema di come recuperare le attività sospese per la pandemia Covid-19 senza dilatare ulteriormente i tempi di attesa.
Il Centro di Ricerca in Economia e Management in Sanità (CREMS) dell’università Carlo Cattaneo stima che, a causa del lockdown, non sono stati eseguiti 12,5 milioni di esami diagnostici, 20,4 milioni di analisi del sangue, 13,9 milioni di visite specialistiche e oltre un milione di ricoveri.
È difficile stimare quanti di questi dovranno essere riprogrammati e quanti invece non saranno proprio eseguiti. Si tratta però in ogni caso di un numero davvero elevato di visite, esami e interventi che si vanno a sommare alla usuale domanda di prestazioni sanitarie e alle liste di attesa che, in molti casi, erano già al limite o fuori i tempi previsti per legge.
In questa situazione diventa essenziale cercare di massimizzare l’efficienza delle aziende sanitarie in modo da aumentare, a parità di risorse, la capacità produttiva. Alcune strategie e strumenti digitali possono aiutare il management e il personale sanitario in tale compito. Vediamo quali sono.
Recupero del pregresso
I sistemi di recall automatici, integrati con il CUP, possono affiancare il personale di sportello o di reparto nel contattare i pazienti per offrire loro un nuovo appuntamento per una visita, un esame diagnostico o un ricovero ospedaliero. Attraverso un semplice albero di domande, a cominciare dalla sussistenza ancora del motivo che ha portato alla prenotazione di una prestazione sanitaria (il paziente potrebbe aver eseguito l’esame presso un’altra struttura o essere venuta meno la causa dell’accertamento diagnostico o della visita), è possibile proporre al paziente un nuovo appuntamento.
Organizzazione delle agende
Bisogna prestare particolare cura nella predisposizione delle agende cercando di organizzarle in modo da ridurre i tempi morti (ad esempio mettendo insieme esami di un certo tipo così da non dover riconfigurare ogni volta la macchina), calcolare con precisione i tempi pre e post esame anche in considerazione dell’età, i tempi tecnici e così via.
Conferma della prenotazione
Con l’allungamento dei tempi di attesa diventa ancora più importante evitare, per quanto possibile, il fenomeno dei pazienti che non si presentano. Anche in questo caso un sistema automatico di recall può essere molto utile per contattare, 1-2 giorni prima dell’appuntamento, il paziente per chiedere conferma della sua presenza. Molto importante è anche, per quegli esami o procedure che richiedono una preparazione o l’osservazione di alcune regole, ricordare per tempo al paziente queste indicazioni, per evitare di dover saltare l’esame.
Overbooking
Un moderato overbooking può compensare l’assenza dei pazienti che non si presentano all’appuntamento. Dovendo assicurare il distanziamento sociale dei pazienti, l’overbooking dovrebbe essere abbinato a un sistema di gestione intelligente delle code, ad esempio tramite app, in grado di consentire l’attesa in diverse aree e la chiamata in ambulatorio al momento del proprio turno.
Personale, apparecchiature e materiali
Particolare attenzione va posta alla gestione del personale, delle apparecchiature e dei materiali. Un sistema o un’app che permetta al personale di segnalare assenze, richiedere sostituzioni o cambiamenti di turni sono molti utili per programmare le attività e contenere i disagi che una carenza di personale può provocare.
Eventuali fermi non programmati delle apparecchiature e la conseguente necessità di spostare gli esami possono essere gestiti da sistemi automatici di recall o tramite app.
La giacenza, il riordino e l’arrivo dei materiali di consumo devono essere strettamente controllati e queste informazioni devono essere integrate con il CUP e i sistemi diagnostici, in una logica di Closed Loop.